採用応募者に関する個人情報の取り扱いについて

1.取組方針

トヨタファイナンシャルサービス株式会社（以下、「当社」といいます）は採用応募者に関する個人情報について、 個人情報の保護に関する法律（以下、「個人情報保護法」といいます）に定める個人情報取扱事業者として、個人情報保護法をはじめとする 個人情報の保護に関する法令諸規則及び当社の諸規程を遵守し、採用応募者の個人情報の適切な保護と利用に努めてまいります。 当社は、採用応募者に関する個人情報を業務上必要な範囲において、適正かつ適法な手段により取得するとともに、取得した当該個人情報は以下 「採用応募者に関する個人情報の取得・利用目的」に公表している利用目的の達成に必要な範囲で利用し、その他の目的で利用いたしません。

2.個人情報の定義

本取扱いにおいて、個人情報とは、採用選考に応募することを目的として採用応募者により選考にあたって当社又は当社の委託先へ開示若しくは提供いただいた情報のうち、 顔写真、氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、年齢、職業、続柄等の事実に関する情報のほか、個人の身体、財産、職種、肩書等の属性に関する情報であって、 特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。）を指します。

3.採用応募者に関する個人情報の取得・利用目的

当社は、採用応募者に関する個人情報を、以下の利用目的の達成に必要な範囲で取得いたします。

4.第三者提供の制限

当社は、以下の場合を除き、採用応募者に関する個人情報を当該採用応募者の同意を得ずに第三者に開示いたしません。

• 法令に基づく場合
• 採用応募者、当社その他第三者の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、採用応募者本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、 本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

5.機微（センシティブ）情報について

当社は、採用応募者に関する個人情報のうち、病歴、収入、家族関係等の機微に触れる情報、政治的見解、信教（宗教、思想および信条をいう）、 労働組合への加盟、人種および民族、門地および本籍地、保健医療および性生活、ならびに犯罪歴に関する情報については、 法令等に基づく場合および適切な業務の目的の達成に必要不可欠な場合を除き、取得・利用または第三者提供をしません。

6.安全管理措置

当社は、個人情報の紛失・破壊・改ざん・漏洩及び個人情報への不正なアクセス等の防止または回避のため、以下の安全管理措置を実施しております。

1基本方針の策定

個人情報の適正な取扱いの確保のため、関係法令を遵守し、基本方針を策定しています。

2組織的安全管理措置

個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報の安全な取扱いに関する社内規程を整備し、法や社内規程に違反している 事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡・体制を構築しています。

3人的安全管理措置

個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に対し定期的な研修を実施しています。

4物理的安全管理措置

個人データを取り扱うことのできる社員及び本人以外が容易に個人データを閲覧等できないような措置を講じ、個人データを取り扱う機器、 電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

5技術的安全管理措置

アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定するとともに、個人情報を取り扱う情報システムを、 外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

7.採用応募者に関する個人情報の取扱いの委託

当社の業務運営を円滑かつ効率的に遂行するため、採用応募者に関する個人情報の取扱いを、当社と業務委託契約を締結している第三者に委託することがあります。 なお、採用に関する個人情報を委託する際は、個人データの保管方法や保管場所が適切であり、個人データの漏えいや盗用を防止するための具体的な措置が講じられているなど、 適切な委託先を選定します。また、当該委託先に対して当社が委託する業務は上記の「採用応募者に関する個人情報の取得・利用目的」の範囲に限られ、 当該範囲を越えて採用応募者の個人情報を開示、使用、処分しないよう、当社は必要かつ適切な監督を実施します。

8.採用応募者に関する個人情報の開示等のご請求

採用応募者は、自己に関する個人情報について、下記のお問い合わせ先に対して、採用応募者ご本人からE-mailを送信することにより、利用目的の通知、 保有個人データの開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去または第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示等を請求することができます。 当社は、かかる請求に対して、ご本人であることを確認させて頂いた上で、個人情報保護法等の定めるところにより、適切かつ迅速な対応を行うよう努めてまいります。
なお、ご提出いただいた応募書類等の返却および採用選考過程における判定内容に関する情報は開示いたしかねますので、あらかじめご承知ください。 採用されなかった採用応募者の個人情報は、当該採用選考業務の終了後、適切な方法で取扱い（加工・消去等を含む）ます。

9.個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談

当社は、個人情報の取扱いに関する苦情またはご相談につきまして、迅速かつ的確に対応します。 苦情・ご相談窓口は、下記お問い合わせ先とします。

10.個人情報の取り扱いについての見直し

当社は、個人情報の取り扱いについて適宜見直し、改訂を行います。改訂された方針は当ホームページに掲載いたします。

11.お問い合わせ先

採用応募者に関する個人情報についてのお問い合わせ先は以下の通りです。

トヨタファイナンシャルサービス株式会社 総務人事部　総務人事グループ
お問合せメールアドレス tfs-saiyo@globaltfs.com
※直接ご来社いただいてのご請求はお受けいたしかねますので、その旨ご了承くださいますようお願い申し上げます。

トヨタファイナンシャルサービス株式会社 総務人事部